Direct contact? Bel 088-0001535

8 manieren om de wekelijkse vergadering nieuw leven in te blazen

De wekelijkse personeelsvergadering is een belangrijk onderdeel, maar in veel gevallen zijn deze bijeenkomsten saaie sessies waar werknemers zich met tegenzin naartoe slepen omdat ze dat moeten doen, niet omdat ze dat willen of het stimulerend vinden. Herken jij het ook binnen jullie organisatie? Het wekelijkse overleg, niet gepland om daadwerkelijk vooruit te komen, maar gepland omdat het nou eenmaal een wekelijks overleg is. Volg deze stappen om nieuwe energie in jullie vergadering te blazen.

1. Verkort de vergaderingstijd
Wanneer je je Outlook of Google Agenda opent om een nieuwe vergadering te maken, zijn de standaard vergaderlengten 30 minuten en een uur. Dit is een standaard vergaderlengte bij bedrijven over de hele wereld, maar alleen omdat het de standaard is, wil dat nog niet zeggen dat dit het meest logisch is. Sommige bedrijven geven de voorkeur aan vergaderingen van 25 minuten en 50 minuten, omdat die paar minuten mensen de tijd geeft om naar de volgende vergadering te gaan en de kans is groot dat er toch wel een paar minuten overblijven die weggeschrapt kunnen worden. Pas op dat de kalender niet de waarde van je tijd bepaalt.

2. Beperk irrelevante updates en geklets
Is er één persoon in je team die de hele agenda voor de komende twee weken hardop voorleest in de wekelijkse stand-up vergadering? Ik wed dat deze updates meestal een verspilling van tijd zijn, buiten één of twee afspraken die het hele team beïnvloeden. Als iemands ritueel ieders tijd verspilt, stop er dan mee. Sterker nog, de meeste updates en geklets in vergaderingen zijn meestal irrelevant. Als je echt wilt dat je vergaderingen efficiënt en effectief zijn, moet er strikter worden opgetreden. Doorloop de belangrijke punten van de vergadering, wijs follow-ups toe en bewaar de persoonlijke updates voor een andere keer.

3. Wijs iedere week een verantwoordelijke aan
Sommige collega's hebben de neiging om week na week stil achterin de kamer te zitten, terwijl anderen het gesprek domineren. Je kunt beide trends doorbreken door iedere week iemand verantwoordelijk te maken voor de vergaderingen. Op een roterende basis kan elk lid van het team bijvoorbeeld een nieuwe tip of les aan de groep geven die maximaal 5 minuten duurt. Het kan van alles zijn, van Excel-tips tot e-mailbeheer of iets anders dat relevant is voor iedereen. Er is altijd iets nieuws en nuttigs waar iedereen iets aan heeft. Op deze manier wordt de spreekvaardigheid verbeterd terwijl de hele groep bezig is met een nieuw, interessant onderwerp.

4. Maak regels om geen oude koeien uit de sloot te halen
Beveiligingssoftwarebedrijf Brivo heeft een goede regel zonder regel op vergaderingen. Elke medewerker heeft een pingpongpaddle met de tekst "Geen herhaling" erop. Elke keer als er een onderwerp naar voren komt dat al eerder is besproken, kan iedere medewerker het gesprek met de paddle beëindigen. In zakelijke vergaderingen is het gemakkelijk om oude zakelijke onderwerpen ter sprake te brengen om keer op keer te bespreken, zelfs wanneer er al een beslissing is genomen of een afgesproken mijlpaal in behandeling is. Verspil geen tijd aan het bespreken van wat al is besloten of niet kan worden opgelost.

5. Stand-up
Wordt je vergadering de wekelijkse stand-up genoemd? Probeer het echt staand te doen. Eén CEO heeft onlangs met zijn team de overstap naar staande vergaderingen gemaakt. Ze zagen een afname van de vergadertijden met 25%.
Het is geen geheim dat de hele dag zitten slecht voor ons is. Echt slecht. Zelfs als je werknemers nog geen staande werkplekken hebben kunnen ze altijd nog deelnemen aan staande vergaderingen.

6. Gebruik altijd een agenda
Als elke vergadering een 'vrij-voor-alles' is, is het geen wonder dat vergaderingen veel tijd kosten en weinig gedaan krijgen. Een agenda helpt de vergadering productief te houden. Zelfs als het momenteel geen deel uitmaakt van de bedrijfscultuur is het eenvoudig toe te passen. Vertel collega's dat ze je moeten e-mailen om iets op de agenda te krijgen of dat het tot de volgende week wordt ingediend. Een agenda zorgt ervoor dat iedereen gefocust blijft en zorgt ervoor dat je de belangrijke punten in de toegewezen tijd behandelt. Agenda's helpen je ook bij het bepalen van wat belangrijk genoeg is om over te praten, zodat je tijdverspillers in de vergaderruimte vermijdt.

7.Kies eens voor andere omgeving
De wekelijkse vergadering, altijd maar binnen de 4 zelfde muren en met dezelfde mensen. Eerder gemaakte afspraken blijken niet nagekomen te zijn en het vaste stramien voor het overleg brengt jullie ook niet vooruit. Ga dan eens voor vernieuwing. Kies eens voor een andere locatie om te vergaderen of ga lekker buiten zitten met elkaar aan de picknicktafel. Verandering van omgeving kan mensen inspireren en hen aanzetten om op een andere manier te denken. 

8. Sla de vergadering samen over
Heb je er wel eens bij stilgestaan dat ook veel mogelijk is zonder vergadering? In plaats van iedereen weg te halen van zijn werk om maximaal een uur te zitten (of te staan) en te praten, kun je mogelijk problemen ook snel oplossen zonder de vergadering. Er zijn verschillende manier om een vergadering te vermijden, denk aan simpelweg langs het bureau van een collega gaan om een vraag te stellen, een bericht of e-mail versturen of vragen of ze vijf minuten hebben om snel een probleem te bespreken. Als je binnen vijf minuten klaar bent met iets wat anders 30 minuten zou kosten heb je jezelf al 25 minuten bespaard!

Samen de beste keuze maken?

Wij zetten graag onze ervaring in.